I consigli per ridurre le cancellazioni dell’ultimo minuto
Si definisce no show quando chi ha prenotato un tavolo al ristorante non si presenta e non avvisa della cancellazione il locale. Ciò può causare un grande danno economico soprattutto se ci sono pochi coperti o il ristorante è fuori dal centro e quindi poco di passaggio.
Non importa se si tratti della trattoria di paese o di un ristorante pluri-stellato: il no-show è un problema che affligge la ristorazione ad ogni livello.
I clienti non sono sempre a conoscenza dell’impatto che un tavolo in meno rappresenti per un ristorante. Quello che potrebbe apparire come un problema minore, è in realtà una piaga che è sempre esistita e che influisce molto sugli incassi di un locale.
Al contrario di quanto si possa pensare, non è facile riempire un tavolo cancellato con altri clienti che si presentano senza prenotazione. Fattori come la tipologia di ristorante o dove è posizionato, influiscono di molto sulle possibilità di avere dei walk-ins. Questo diventa ancora più complicato quando a cancellare sono gruppi di più persone, dove il numero di coperti da riempire è notevolmente maggiore.
Nelle grandi città, o nei centri con grande affluenza di persone, è più facile che qualcuno sia alla ricerca di un tavolo rispetto a paesi più piccoli. Ma è anche vero che decidere di andare a mangiare in un ristorante stellato o di alta cucina non è una scelta che normalmente si fa senza programmarla, come potrebbe accadere se si sceglie di andare a mangiare una pizza.
- Perché è un problema e cosa accade al ristorante?
- La soluzione per ridurre i No-Show
- Le cose possono cambiare?
Perché è un problema e cosa accade al ristorante?
La maggior parte delle persone sono ignare delle conseguenze che un no-show può avere in un ristorante. Anche un solo tavolo in meno può influire di molto i profitti della serata.
Le ore di lavoro impiegate in un locale sono già molte, e spesso vengono basate sul numero di tavoli e prenotazioni. I margini di guadagno sono molto ridotti, e i costi che si celano dietro ad un no-show sono molti, come la mano d’opera (il personale di cucina e di sala), lo spreco di cibo e i costi fissi (affitto e bollette).
In base al tipo di ristorante, i costi sono differenti, e può portare addirittura a terminare la giornata in perdita. Ecco che il delicato equilibrio all’interno del ristorante viene messo a dura prova.
La soluzione per ridurre i No-Show
Ma come ci si può proteggere e ridurre i no-show?
In molti ristoranti in Europa e nel mondo, vengono già usati metodi per ridurre questo problema. Ad esempio, durante la prenotazione viene richiesta una carta di credito, a cui viene addebitata una multa in caso di no-show. Questa è una soluzione che però non è ancora molto in uso in Italia.
In realtà sono diverse le tecniche che si possono mettere in pratica, ma non tutte le strategie sono applicabili ad ogni tipologia di ristorante. Idealmente, possono essere utilizzate solo in alcuni giorni come nei weekend, per serate speciali o feste comandate. Essere pro-attivi e tutelarsi è fondamentale per ridurre questo problema.
Ecco alcuni consigli applicabili per diminuire i no-show:
- Ricordare ai clienti della prenotazione 24/48 ore prima
Questo può avvenire tramite messaggio, e-mail o meglio ancora per telefono. Ricordare al cliente della sua prenotazione per confermare o cancellare è un’ottima pratica soprattutto per chi ha prenotato con grande anticipo. - Utilizzare dei programmi per gestire le prenotazioni
Queste piattaforme permettono di avere più controllo sulle prenotazioni con la possibilità di chiedere i dettagli della carta di credito/debito in modo sicuro e privato, al fine di addebitare una penale in caso di cancellazione o no show. È possibile così avere anche un database dei clienti, raccogliere informazioni per clienti ricorrenti, inviare comunicazioni marketing o aggiungere annotazioni per ogni prenotazione. - Richiedere un deposito quando si fa una prenotazione
È una pratica già comune nei ristoranti stellati ma anche già in tutto il settore della ristorazione nel resto d’Europa. Il deposito può essere un piccolo anticipo, sottratto poi nel caso al conto finale, o il prezzo dell’intera cena come penale se il cliente non si presenta. Pagare in anticipo una somma per garantire la prenotazione può essere un metodo applicabile soprattutto per eventi o giornate speciali come Natale o Capodanno. Il deposito può essere un piccolo anticipo, dedotto dal conto finale, o il prezzo dell’intera cena. - Specificare un tempo di attesa per ogni prenotazione ⌛️
Stabilire un tempo massimo di attesa prima di cancellare un tavolo, consente più facilmente di cederlo ad eventuali clienti che si presentano invece all’ultimo senza prenotazione. Importante però comunicarlo con anticipo al momento della prenotazione. - Creare una lista d’attesa
Avere una lista di prenotazioni extra diventa molto utile in caso di cancellazioni o no show rendendo più facile riempire dei tavoli vuoti e riducendo l’impatto sui profitti. - Prendere nota dei no-show
Si tratta di una soluzione che può richiedere tempo e fatica, ma permettere di tracciare e sapere in futuro i clienti che sono soliti cancellare all’ultimo minuto così da chiamarli prima della prenotazione per avere ulteriore conferma.
Le cose possono cambiare?
Le cause dei no-show possono essere diverse: imprevisti dell’ultimo minuto, problemi di salute, a volte ci si dimentica di avere un tavolo prenotato. Spesso accade che alcune persone prenotano diversi ristoranti nella stessa sera, per avere più scelta e decidere all’ultimo momento dove andare.
Educare le persone sull’impatto di un problema presente da tempo nell’industria della ristorazione, e con importanti conseguenze economiche, diventa sempre più importante per rispettare questo lavoro, specialmente in un momento dove tutti si sentono più che mai foodie o gourmet.
